Mudah dan Praktis! Cara Buat Mail Merge di Word.

Cara Buat Mail Merge

Salah satu fitur dalam Microsoft Office Word yang berguna untuk membuat tulisan dalam jumlah banyak berdasarkan informasi yang disimpan dalam daftar, database atau spreadsheet adalah mail merge. 

Mungkin teman-teman sudah tak asing lagi dengan mailing di microsoft word, khususnya yang sering berkutat dengan surat menyurat atau pun yang berkaitan dengan administrasi. 

Mailing adalah salah satu fitur dari microsoft Word yang tentunya sangat membantu sekali dalam mempercepat pekerjaan kita. Nanti setelah mailing dibuat kita hanya tinggal mengklik tombol next saja tanpa harus mengetik ulang. 

Membuat mail merge bisa dibilang mudah. Namun tidak semua teman - teman mengetahui caranya, apalagi yang belum pernah menggunakannya. Jika teman-teman dapat membuat mail merge, maka bisa dengan mudah membuat berbagai jenis dokumen dalam format yang sama lebih cepat dan praktis.

Di dalam pembuatan mail merge, sebetulnya bisa dua cara. Pertama pembuatan mail merge dengan tidak menggunakan database atau pembuatan baru, yang kedua adalah pembuatan mail merge menggunakan database yang ada. 

Di bawah ini ada panduan pembuatan mail merge.

A. Pembuatan Mail Merge dengan tidak menggunakan database.

Langkah - langkahnya:

1. Buka Microsoft Office Word File - New - Blank Document.

2. Klik Mailing di Menu Bar.

2. Buat data terlebih dahulu.

    Disini saya coba berikan contoh sederhana.

3. Klik Start Mail Merge.

4. Pilih Letter.

5. Lalu ke Select Recipients.

6. Pilih Type a New List.

    Nanti akan muncul tampilan seperti ini.

7. Kemudian pilih Customize Columns untuk mengedit nama header nya disesuaikan dengan nama data yang telah kita buat tadi pada langkah ke 2 (silakan dilihat lagi ya langkah ke 2 diatas).

8. Klik Rename, kemudian rubah namanya.

Lakukan hal yang sama untuk data Jenis kelamin, alamat dan pekerjaan. Kalau sudah semua klik OK.

9. Kemudian entri data sesuai yang dibutuhkan. Untuk ke baris bawah klik New - Entry.

10. Kemudian klik OK, akan muncul tampilan untuk minta disimpan kemudian klik Save.

11. Kita akan dibawa ke tampilan awal, simpan cursor di depan data yang pertama.

Selanjutnya pilih menu Insert Merge Field. Akan muncul nama header yang sudah kita edit sebelumnya.

Terus klik nama header sesuai dengan posisi di data yang sudah kita buat. Misalkan data nama maka kita simpan kursor di data nama setelah titik dua (:) kemudian klik di Insert Merge Field nya Nama. Begitu pun dengan data yang lainnya. Nanti hasilnya akan seperti ini.

Untuk melihat hasilnya kita bisa mengklik Preview Result.

Akan muncul data yang sudah kita buat, untuk melihat data selanjutnya bisa mengklik 

B. Pembuatan Mail Merge dengan Menggunakan Database yang sudah ada.

Sebelum membuat mail merge dengan menggunakan database, teman - teman harus mempersiapkan dua file. Satu file tersebut akan berperan sebagai dokumen utama dan  dokumen file yang satu lagi berfungsi sebagai sumber data untuk dimasukan ke dalam dokumen utama yang berada di file satu.

Untuk membuat mail merge dengan menggunakan database di dalam Microsoft Office Word, cukup ikuti langkah - langkah di bawah ini!

1. Buka aplikasi Microsoft Word
2. Klik Mailings > Start Mail Merge
3. Kemudian Pilih format dokumen seperti surat atau email
4. Lalu, membuat dokumen utama sesuai dengan format dokumen yang telah dipilih sebelumnya.
5. Jika dokumen utama telah selesai dibuat, klik menu Mailing > Select Recipient untuk memilih penerima dokumen utama
6. Selanjutnya, jika teman - teman telah menyiapkan file sumber data penerima dokumen utama, maka teman - teman cukup mengklik opsi use an existing lalu pilih sumber data. Klik open
7. Teman - teman akan melihat dialog box open workbook
8. pilih sumber data yang akan dan klik ok
9. setelah dokumen utama terhubung, atur tata letak dokumen dan file sumber data agar sesuai dengan cara pada dokumen utama.
10. Arahkan kursor di tempat yang sesuai untuk diisi data, kemudian klik pada menu Insert merge field dan pilih opsi yang sesuai dengan file sumber data yang diinginkan.
11. jika sudah selesai, periksa hasil dokumen utama yang telah dibuat dengan cara mengklik pada opsi Preview result
12. Jika hasil dokumen utama sesuai, teman - teman bisa langsung menyimpan file dengan mengklik menu Mailings, lalu pilih opsi Finish & Merge.
13. Kemudian teman-teman bisa melihat tiga pilihan menu yang bisa dipilih sesuai kebutuhan, yaitu: 

• Edit individual document : menyimpan file data dalam bentuk dokumen microsoft office word baru.
• Print Document : mencetak dokumen tanpa menyimpan dokumen tersebut.
• Send email messages: mengirim file melalui format email.

Teman - teman harus memilih salah satu pilihan ketiga menu tersebut sesuai kebutuhan dan mail merge telah selesai dilakukan.

Cara di atas merupakan langkah yang bisa diikuti teman - teman untuk membuat mail merge di Microsoft Office Word. Sehingga bisa memudahkan teman-teman dalam membuat sebuah dokumen dalam bentuk surat, label, amplop, atau pun tag nama.

Demikian materi Mudah dan Praktis! Cara Buat Mail Merge di  Word.

Berbagi :